KPI в управлении персоналом
KPI — это ключевые показатели эффективности, главный критерий оценки результатов работы сотрудника на предприятиях, использующих «западные» системы мотивации работников и расчета переменной части заработной платы.
Ключевой индикатор выполнения
Попробуем определить, что такое KPI, простыми словами. В целом это показатель достижения результата в той или иной деятельности, оцифрованный, измеренный и выраженный в числовой форме. Мотивационная система KPI для работников — индикатор эффективности и успешности выполнения поставленных задач. Смысл этой системы — нацелить действия сотрудников всех подразделений в едином направлении при помощи выполнения конкретных параметров.
Показатель каждого отдельного работника не только определяет эффективность выполнения его конкретной работы и находит финансовое отражение в его заработной плате, но и в конечном счете направлен на решение бизнес-целей всего предприятия. KPI — его еще называют КПИ, кипиай, но правильнее в русской версии использовать аббревиатуру КПЭ (ключевые показатели эффективности) — подразделяются на два типа:
Выделяют следующие виды ключевых показателей:
Последний показатель имеет наибольшее значение в управлении персоналом, так как он показывает, каких результатов достигают работники в результате своей трудовой деятельности. Если на предприятии установлена соответствующая система оплаты труда (оклад + KPI), ключевой показатель результата используется при расчете премиальной части зарплаты.
Показатели эффективности и оплата труда
Разрабатывая и внедряя параметры эффективности при оплате труда, чтобы понять, что такое KPI в зарплате, необходимо четко сформулировать цели, которые преследует компания. Эти цели должны иметь конкретные признаки, а для их постановки необходимо использовать глаголы и цифры.
Любая мотивационная система направлена на увеличение интереса к работе и качеству реализуемых ключевых показателей. Важно понимать также, что не все подразделения в равной степени влияют на реализацию бизнес-целей компании. Например, секретарь или бухгалтер. Но и для таких сотрудников реально установить критерии эффективности их работы. Привязывать их удобнее не к общим бизнес-целям, а к реализации целей и задач подразделения.
Так, для секретаря ключевыми показателями эффективности будут: качество обработки входящей и исходящей документации, скорость ответа на входящие звонки по телефону; для бухгалтера — время обработки документов или качество взаимодействия в вопросах документооборота с бухгалтерами контрагентов.
Внедрение системы показателей эффективности предусматривает:
Целесообразно вначале внедрить новую систему в качестве пилотного или тестового проекта в одном отделе, чья работа оказывает непосредственное влияние на финансовые показатели фирмы (например в отделе продаж). А потом уже, после исправления возможных ошибок, распространить ее действие на все остальные подразделения. В случае изменения условий внешней рыночной среды или изменения стратегии и целей компании индикаторы обязательно пересматриваются.
В рамках отдела необходимо разрабатывать систему сверху вниз, т. е. сначала руководителю, а потом уже его подчиненным, чтобы цели и задачи в рамках подразделения были едиными. А не получилось бы, что, например, перед руководителем отдела стоит цель увеличить продажу низкорентабельных позиций, а менеджеры получают процент от продажи позиций с высокой доходностью. При таких показателях менеджеры не заинтересованы продавать позиции с низкой доходностью, и задачи руководителя будут трудновыполнимы.
В правильно построенной системе каждый коэффициент KPI — это четко продуманные и определенные величины.
Для одного сотрудника вводят несколько (не много) индикаторов, за которые он отвечает (3-5 — самое оптимальное количество). У каждого ключевого показателя определяется его финансовая стоимость, которая отражается в зарплате. Рекомендуется сохранять оклад работника, а мотивационный компонент делать дополнительным, а не частью бывшего оклада.
Таким образом, оклад KPI — это вариант оплаты труда работников, при котором конечная сумма переменна и непосредственно зависит от качества выполнения поставленных задач.
Разработка KPI, правила и принципы внедрения:
В целом разработка системы KPI — очень неоднозначная тема для любого руководителя. Этот процесс практически всегда достаточно затратен и болезненен для сотрудников, но при правильном подходе является отличным инструментом мотивации и стимулирования работников к труду.
Как оценивать выполнение
Оценка выполнения поставленных задач — это важный элемент работы мотивационной системы. Нормативы рядовых работников подбирают прозрачными в оценке, чтобы человек сам мог понимать в течение учетного периода, выполняет он их или нет, а не узнавать об этом по факту окончания периода. У руководителей допустимы индикаторы, на определение реализации которых требуется время, такие как % от рентабельности продаж компании. Но в течение месяца работник должен понимать, в каком направлении он движется, и иметь возможность по другим показателям оценивать свою текущую работу.
В крупных компаниях оценка выполнения ключевых показателей эффективности обычно автоматизирована, и результаты определяются «с кнопки». В небольших компаниях оценкой результатов занимаются либо руководители, либо представители отдела персонала.
На основании выполнения показателей и начисляется премия.
Обычно используется следующая формула расчета:
Наиболее удобно считать ключевые показатели эффективности с помощью таблицы следующего вида:
KPI – что это за инструмент повышения эффективности компании, как его разработать и внедрить
Приветствую вас, читатели блога iklife.ru.
Когда бизнес только начинает свое существование, перед руководителем стоит множество задач: нужно выйти на окупаемость, найти специалистов, наладить продажи и производство, организовать учет, анализ и многое другое. Со временем ситуация стабилизируется, на предприятии появляется постоянный штат сотрудников, и фирма начинает функционировать как единая система.
Новый этап жизни компании требует решения новых задач от руководства. Это правильная мотивация работников, рост и развитие, оценка эффективности работы, поиск ресурсов для достижения новых целей. Тема нашей статьи затрагивает все эти вопросы. Сегодня мы поговорим о таком инструменте, как KPI: что это такое, кому он нужен, как внедрить его на своем предприятии. Давайте разбираться.
Определение
KPI – это аббревиатура, которая расшифровывается как Key Performance Indicators, что переводится на русский язык как “Ключевые показатели эффективности”. Читать эти 3 латинские буквы принято так: “ки-пи-ай”.
Теперь постараемся раскрыть смысл этого понятия. KPI простыми словами – это совокупность показателей, по которым руководство предприятия оценивает, насколько эффективно работает каждый сотрудник, отделы и предприятие в целом, достигаются ли поставленные задачи. Такую схему работы еще называют “управление по целям”.
На самом деле почти на каждом предприятии есть определенные индикаторы, по которым оценивают его деятельность:
Большинство компаний составляют планы на определенный период и затем анализируют, достигнуты они или нет. У некоторых сотрудников и отделов есть свои индивидуальные планы. Обычно это касается маркетологов и продающих менеджеров. Отличия KPI от привычных нам показателей в том, что:
Как выбрать KPI для сотрудника, отдела или проекта
Есть 2 подхода к выбору основных показателей эффективности:
Первый подход дает возможность использовать чужой опыт, подсмотреть готовые решения для своего бизнеса. Но лучше все же потратить больше времени и сил на индивидуальную проработку показателей. Это более затратно на старте, но приносит лучшие результаты впоследствии, потому что:
Как внедрить систему KPI на своем предприятии
Обычно выбор показателей идет сверху вниз: от основных целей предприятия к разработке планов для отдельных сотрудников. Например:
Если вы решили внедрить KPI на своем предприятии, то не спешите перестраивать всю работу, начните с какого-то одного подразделения, например, отдела сбыта или продаж. Если ваши менеджеры используют CRM-систему, это значительно упрощает задачу, большинство современных продуктов уже содержат метрики для оценки эффективности и производительности.
Разработайте систему показателей, которые, на ваш взгляд, больше всего влияют на результат работы менеджеров. Их не должно быть слишком много – в идеале от 3 до 5 действительно важных и понятных человеку метрик.
Затем начните перестраивать работу, пригласите сотрудников “подопытного” отдела, экономистов, финансистов и других специалистов, которые могут помочь в решении поставленной задачи.
Выслушайте менеджеров, их непосредственного руководителя и других сотрудников, вместе подкорректируйте выбранную систему показателей, расскажите, какие бонусы они получат от перехода на новую систему. Любые изменения на предприятии чаще всего вызывают сопротивление со стороны людей, поэтому нужно постараться заручиться поддержкой ключевых специалистов.
Основные правила
Когда мы внедряем систему индикаторов на предприятии, важно соблюдать определенные правила, чтобы получить наилучший результат с меньшими потерями:
Пример расчета эффективности по системе KPI
Проще всего начать с отдела продаж, его менеджеров или маркетологов и SMM-специалистов. Тут метрики наиболее понятны руководителю и самим сотрудникам. Чаще всего у этих специалистов есть определенная система мотивации, завязанная на объем продаж.
Нужно подумать, какие еще ключевые факторы существенно влияют на результативность, разработать систему индикаторов, а затем проработать схему мотивации с их учетом.
Давайте посмотрим, как посчитать индекс эффективности работы на примере системы KPI SMM-специалиста.
Часто в интернет-маркетинге используются такие метрики:
Теперь давайте выберем 3 ключевых показателя в системе KPI и назначим им определенный коэффициент, показывающий важность данного индикатора:
В сумме коэффициенты должны давать 1. Теперь составим план на месяц и рядом запишем фактические значения. Для наглядного представления данных и расчета формул в нашем примере я воспользуюсь табличным редактором Excel.
Рассчитаем коэффициент выполнения плана по каждой позиции в процентах. Для этого фактические значения разделим на плановые и умножим на 100 %. Результаты сразу отразим в таблице.
Теперь, используя все имеющиеся данные, мы рассчитаем коэффициент эффективности SMM-специалиста. Для этого нужно умножить коэффициент выполнения плана на вес каждого индикатора и сложить полученные значения.
Получается, что в нашем случае сотрудник выполнил план на 115,4 %. Это и есть суммарный показатель его эффективности в отчетном периоде. Можно обойтись и без весов, тогда мы считаем, что все показатели равнозначны, и общий уровень эффективности будем определять как среднее арифметическое. То есть сложим коэффициенты по всем индикаторам и разделим на их количество.
По такой же схеме можно оценить результаты работы отдела, всего предприятия или нового проекта. Кроме того, количественные значения каждого отдельного индикатора позволяют руководителю увидеть пробелы в работе специалистов и подразделений компании и быстро их устранить.
Оплата труда на основе KPI
Эффективность и результативность сотрудников должна влиять на их заработную плату, в таком случае мы получаем явную мотивацию выполнять и перевыполнять поставленные планы.
Практически у всех работников есть фиксированная плата за отработанное время. Это гарантированные выплаты, но, кроме них, для лучшей мотивации используется премиальный фонд. Если работник выполнил и перевыполнил поставленный план, то его зарплата увеличивается. Если план не выполняется, то, кроме фиксированной платы, менеджер ничего не получает.
Система мотивации должна быть четкой и понятной для конкретного сотрудника, не стоит создавать сложные формулы, в которых может разобраться только экономист.
Кроме денежных поощрений, возможны и другие мотиваторы. Многие относятся к ним скептически, однако практика показывает, что они неплохо работают в дополнение к хорошей заработной плате. Что это может быть:
Ошибки при внедрении KPI
Часто бывает так, что в новую схему работы предприятия вкладываются силы и время руководителя, финансового директора, экономиста, начальников отделов, менеджеров, а в результате KPI существуют только для “галочки” и не приносят реальной пользы. Это одна из основных проблем: мы знаем, как создать систему, но не умеем ей пользоваться.
Другие типичные ошибки:
Еще один недочет – сосредоточенность только на финансовых показателях, в то время как важными могут быть другие, так называемые упреждающие факторы. Например, в отделе продаж могут быть важны не только объемы реализации в отчетном периоде, но и количество новых и повторных контактов с потенциальными заказчиками, которые принесут свои плоды в будущих периодах.
Плюсы KPI
Основные преимущества грамотно созданной системы ключевых показателей в экономике предприятия:
Минусы KPI
Ни один инструмент бизнеса не является панацеей от всех проблем и способом решить все задачи. Не для каждого предприятия KPI станут хорошей базой для экономического роста. Чаще всего они применяются в розничной и оптовой торговле, маркетинге, страховом деле, то есть там, где есть возможность выстроить схему личной ответственности и заинтересованности сотрудников в конкретном результате.
Основной минус KPI в том, что учитываются в основном количественные показатели, и перейти от них к оценке качества бывает довольно сложно. В итоге сотрудники могут пользоваться этой схемой, чтобы получать дополнительные бонусы, но постепенно начнет страдать репутация фирмы, или увеличатся различные расходы.
Еще один недостаток – это движение к индивидуализму, росту конкуренции среди сотрудников, что не всегда нужно и полезно.
Все учесть и предусмотреть бывает сложно, поэтому нужно тщательно продумать процесс разработки и внедрения KPI на своем предприятии, протестировать на одном подразделении и затем принимать решение о том, подходит этот инструмент конкретно вашей компании или нет.
Заключение
Мы дали расшифровку аббревиатуры KPI, разобрали суть определения, узнали, как выбирать и использовать ключевые показатели работы, как внедрить систему индикаторов на своем предприятии и правильно делать расчеты.
Расскажите, понравилась ли вам статья, ответила ли я на ваши вопросы, поделитесь своим опытом работы с KPI и другими инструментами бизнеса. Если остались сомнения или непонятные моменты, напишите в комментариях, будем разбираться.
Поделитесь статьей с друзьями в соцсетях, если считаете ее полезной.
