Как составить акт об отсутствии документов в письме

Содержание

Приложение 2. Акт об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях

Приложение 2
к Инструкции
по делопроизводству
на судебном участке мирового судьи
Костромской области
(с изменениями от 2 сентября 2015 г.,
3 августа 2016 г.)

От кого поступил документ

Краткое Содержание документа

Информация об изменениях:

Приказом управления по обеспечению деятельности мировых судей Костромской области от 2 сентября 2015 г. N 72 форма изложена в новой редакции

Расписка секретаря судебного заседания в получении

Дата и результат рассмотрения

Дата сдачи дела в отдел делопроизводства

Расписка секретаря суда в получении дела

Исх. N и дата переписки

Сумма почтового сбора

N заказного отправления

Исходящий N и дата переписки

Ф.И.О. получившего корреспонденцию

Расписка в получении

Дата поступления заявления

Ф.И.О. лица, подавшего заявление

Ф.И.О. мирового судьи, которому подано заявление

Дата подачи заявления мировому судье

Сущность решения, принятого мировым судьей по заявлению на стадии приема

Срок для исправления недостатков

Дата вынесения постановления о возвращении заявления заявителю

Дата повторного поступления заявления

Сущность решения, принятого мировым судьей по заявлению, поданному повторно

От сторон поступили заявления о примирении

Дата назначения дела к рассмотрению по принятому заявлению

Информация об изменениях:

Приказом управления по обеспечению деятельности мировых судей Костромской области от 2 сентября 2015 г. N 72 в форму внесены изменения

Фамилия, имя, отчество привлекаемого лица

Информация об изменениях:

Приказом управления по обеспечению деятельности мировых судей Костромской области от 2 сентября 2015 г. N 72 форма изложена в новой редакции

Дата поступления заявления (жалобы)

Порядок поступления заявления (жалобы)

Ф.И.О. заявителя (наименование юридического лица)

Сущность заявления (жалобы)

Ф.И.О., код судьи, к которому поступило (передано) заявление (жалоба)

Дата передачи заявления (жалобы)

Дата вынесения определения

Сущность решения, принятого судьей по заявлению (жалобе) на стадии приема

Срок для исправления недостатков

Дата вынесения определения о возврате заявления (жалобы) заявителю

Дата повторного поступления заявл. (жалобы)

Дата поступления жалобы на определение

Дата рассмотрения жалобы в суде II инстанции

Дата возвращения заявления (жалобы) в суд

Дата принятия дела к производству

N гражданского дела

Информация об изменениях:

Алфавитный указатель к гражданским, административным делам

Ответчик, Административный должник

Истец (заявитель), административный заявитель

Характер спора (жалобы, заявления)

10. Дело приостановлено:
Дата Основание
___/___/____ г. п. ____ ст. 215, 216 ГПК РФ _______________
Основание _____________________________ (по каталогу текстом)
___/___/____ г. п. ____ ст. 215, 216 ГПК РФ _______________
Основание _____________________________ (по каталогу текстом)
Поступило сообщение об устранении препятствий к рассмотрению
____/____/____ г.
Дело возобновлено производством ____/____/____ г.
(продолжительность приостановления дела __________ дней)
По делам о расторжении брака вынесено определение
о предоставлении срока для примирения ____/____/____ г.
на ________ дней

Информация об изменениях:

Приказом управления по обеспечению деятельности мировых судей Костромской области от 2 сентября 2015 г. N 72 в форму внесены изменения

Ф.И.О. привлекаемого лица

Характер правонарушения (ст. КОАП РФ, закона Костромской обл. «Об административных правонарушениях», другого закона, уст. ответственность)

Информация об изменениях:

Приказом управления по обеспечению деятельности мировых судей Костромской области от 2 сентября 2015 г. N 72 форма изложена в новой редакции

Информация об изменениях:

Приказом управления по обеспечению деятельности мировых судей Костромской области от 2 сентября 2015 г. N 72 в форму внесены изменения

Источник

Приложение 2. Акт об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях

Приложение 2
к Инструкции
по делопроизводству
на судебном участке мирового судьи
Костромской области
(с изменениями от 2 сентября 2015 г.,
3 августа 2016 г., 17 февраля 2017 г.)

Читайте также:  Как правильно составить причастный оборот

От кого поступил документ

Краткое Содержание документа

Информация об изменениях:

Приказом управления по обеспечению деятельности мировых судей Костромской области от 2 сентября 2015 г. N 72 форма изложена в новой редакции

Расписка секретаря судебного заседания в получении

Дата и результат рассмотрения

Дата сдачи дела в отдел делопроизводства

Расписка секретаря суда в получении дела

Исх. N и дата переписки

Сумма почтового сбора

N заказного отправления

Исходящий N и дата переписки

Ф.И.О. получившего корреспонденцию

Расписка в получении

Дата поступления заявления

Ф.И.О. лица, подавшего заявление

Ф.И.О. мирового судьи, которому подано заявление

Дата подачи заявления мировому судье

Сущность решения, принятого мировым судьей по заявлению на стадии приема

Срок для исправления недостатков

Дата вынесения постановления о возвращении заявления заявителю

Дата повторного поступления заявления

Сущность решения, принятого мировым судьей по заявлению, поданному повторно

От сторон поступили заявления о примирении

Дата назначения дела к рассмотрению по принятому заявлению

Информация об изменениях:

Приказом управления по обеспечению деятельности мировых судей Костромской области от 2 сентября 2015 г. N 72 в форму внесены изменения

Фамилия, имя, отчество привлекаемого лица

Информация об изменениях:

Приказом управления по обеспечению деятельности мировых судей Костромской области от 2 сентября 2015 г. N 72 форма изложена в новой редакции

Дата поступления заявления (жалобы)

Порядок поступления заявления (жалобы)

Ф.И.О. заявителя (наименование юридического лица)

Сущность заявления (жалобы)

Ф.И.О., код судьи, к которому поступило (передано) заявление (жалоба)

Дата передачи заявления (жалобы)

Дата вынесения определения

Сущность решения, принятого судьей по заявлению (жалобе) на стадии приема

Срок для исправления недостатков

Дата вынесения определения о возврате заявления (жалобы) заявителю

Дата повторного поступления заявл. (жалобы)

Дата поступления жалобы на определение

Дата рассмотрения жалобы в суде II инстанции

Дата возвращения заявления (жалобы) в суд

Дата принятия дела к производству

N гражданского дела

Информация об изменениях:

Алфавитный указатель к гражданским, административным делам

Ответчик, Административный должник

Истец (заявитель), административный заявитель

Характер спора (жалобы, заявления)

10. Дело приостановлено:
Дата Основание
___/___/____ г. п. ____ ст. 215, 216 ГПК РФ _______________
Основание _____________________________ (по каталогу текстом)
___/___/____ г. п. ____ ст. 215, 216 ГПК РФ _______________
Основание _____________________________ (по каталогу текстом)
Поступило сообщение об устранении препятствий к рассмотрению
____/____/____ г.
Дело возобновлено производством ____/____/____ г.
(продолжительность приостановления дела __________ дней)
По делам о расторжении брака вынесено определение
о предоставлении срока для примирения ____/____/____ г.
на ________ дней

Информация об изменениях:

Приказом управления по обеспечению деятельности мировых судей Костромской области от 2 сентября 2015 г. N 72 в форму внесены изменения

Ф.И.О. привлекаемого лица

Характер правонарушения (ст. КОАП РФ, закона Костромской обл. «Об административных правонарушениях», другого закона, уст. ответственность)

Информация об изменениях:

Приказом управления по обеспечению деятельности мировых судей Костромской области от 2 сентября 2015 г. N 72 форма изложена в новой редакции

Информация об изменениях:

Приказом управления по обеспечению деятельности мировых судей Костромской области от 2 сентября 2015 г. N 72 в форму внесены изменения

Источник

Как составить акт об отсутствии документов в письме

Акт — одна из ключевых бумаг в документообороте компании. Существует множество видов актов для различных операций. Обычно документы заполняются по определенной форме, оговоренной в законе.

Ключевые характеристики актов

Акт – это документ, используемый для подтверждения тех или иных операций, событий. Формируется, к примеру, при проведении этих операций:

Обычно акт составляется комиссией или другой группой лиц. Он может документировать итоги работы как временных, так и постоянных комиссий.

Разновидности актов

Акты подразделяются на виды в зависимости от их содержания, обстоятельств составления. Можно выделить следующие документы:

Акты обычно констатируют тот или иной факт. Рассмотрим пример. Руководитель издал приказ, с которым нужно, по закону, ознакомить сотрудника. Однако последний отказывается поставить свою подпись. Факт отказа необходимо зафиксировать. Для этого и используется акт.

Акты, подтверждающие нарушение трудовой дисциплины

Акты требуются для подтверждения должностных проступков. К примеру, это следующие виды нарушений:

Трудовые правонарушения обычно сопровождаются составлением этих актов:

Подобные акты особенно важно составлять правильно. Связана эта необходимость с тем, что подобные документы часто оспариваются. Действие актов напрямую касается интересов сотрудника. Последний вполне может обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Документ может быть оспорен на одном том основании, что акт оформлен неверно. К примеру, сотрудник явился на работу пьяным. По этому факту был составлен акт. Но этот документ был оспорен из-за того, что он составлялся без присутствия свидетелей. Даже если работник действительно был пьяным, это не имеет никакого значения. Документ не имеет юридической силы, если он составлен неверно.

Читайте также:  Как составить требование о возврате товара

Особенности оформления актов

Основная особенность акта – это то, что документ составляется несколькими людьми. Связано это с сутью рассматриваемого вида документа. Акт выполняет следующие функции:

Крайне важно оформлять акты в соответствии со всеми правилами. В обратном случае их легко можно будет оспорить.

Рассмотрим пример. Сотрудник пришел на работу в пьяном состоянии. Составлен акт, фиксирующий это состояние. Документ оформлялся без свидетелей. На основании акта работник был уволен. Однако сотрудник не согласился с решением работодателя и обратился в суд. Работодатель не смог доказать факт опьянения сотрудника, так как акт составлялся без свидетелей. Никто кроме руководителя не смог подтвердить нарушение ТК и внутренних распорядков.

Как уже говорилось, акт составляет группа лиц. Но под группой могут пониматься не только свидетели, но и специально сформированная комиссия. Состав ее определяет руководитель фирмы. Для утверждения состава необходимо издать приказ. Комиссия формируется, к примеру, при следующих операциях:

Обычно акты, формируемые комиссией, составляются по специальной форме, оговоренной в нормативных актах.

Что должно содержаться в документе?

Обычно акты о нарушении дисциплины создаются или представителями кадрового отдела, или руководителями подразделений. Как правило, формы подобных документов не установлены законом. То есть, акты создаются в произвольной форме. Но в них должна содержаться обязательная информация:

Трудящийся, допустивший нарушение, должен быть ознакомлен с документом под роспись. Работник может отказаться в проставлении росписи. В этом случае в том же акте ставится отметка об отказе. Она заверяется подписями свидетелей и лиц, составляющих документ.

Существуют особенности составления того или иного вида акта. Если это акт о прогуле, очень важно указать точное время вплоть до минуты. Если это акт о приходе на работу в пьяном состоянии, нужно подробно описать состояние сотрудника. Если это акт с предоставлением объяснений касательно факта нарушений, нужно точно зафиксировать слова работника. Если это акт с отказом о предоставлении объяснений, нужно указать, в связи с каким нарушением составлялся изначальный акт. Перед составлением конкретного вида документа нужно ознакомиться с правилами его создания.

Дополнительные требования к оформлению

Для создания акта нужен или бланк фирмы, или специальный бланк со стандартным текстом. Документ этот должен соответствовать нормам ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, в акте должны быть эти положения:

К СВЕДЕНИЮ! Заголовок документа должен быть согласован с наименованием («акт»). То есть, он должен быть поставлен в родительном или предложном падеже.

Источник

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Только эффективные сопроводительные письма!

Сопроводительное письмо к документам: образец заполнения (обновлено: 01.01.2021)

Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами. Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности.

Сопроводительное письмо к документам (обновлено: 01.01.2021)

И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов.

1. Цель составления

Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

2. Виды и типы писем

По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

3. Требования к форме бланка

Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма.

При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

3.1 Пример пустого бланка

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

Заполненный пример в конце статьи!

Лист А4 (пустой бланк)

Общество с ограниченной ответственностью «Название компании»
(указываются полные реквизиты компании)

Исх. № от_______ Данные о получателе______________________________

(название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)

С уважением,
Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________

Исполнитель:
Должность __________________
ФИО _________________________
Контактные данные _________________________

4. Структура и содержание каждого блока

В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

Читайте также:  Резюме что это и как его составить в электронном виде

4.1 Несколько слов о теме

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

4.2 Как обратиться к получателю

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»

4.3 Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Тип формулировки Тип адресата
Предоставляем Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.
Направляем Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения
Высылаем Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

4.4 Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю. Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

4.5 Кто может подписывать

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

5. Как хранить

Каждая организация принимает свои правила хранения документов.

Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться.

Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.

6. Ключевые ошибки при составлении

Все ошибки можно разделить на две группы:

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.

Второй тип ошибок связан с самими формулировками.

Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.

7. Сопроводительное письмо к документам – образец

А теперь посмотрим на результат составления письма.Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки.

Лист А4 (образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью «Край»
100100, г. Москва, Ленинский проспект, д.№3, офис 105
ИНН 7711111111, КПП 771111111, ОГРН 507111222 1212

Исх. №5 от 14.12.2018г. ООО «Росток»

111100, г. Москва, ул. Митина,

«ООО Росток» Степанову И.А.

О согласовании условий договора

Уважаемый Илья Александрович!

Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече 01.11.2018г.

Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров.

Коммерческий директор ООО «Край» Иванов Иванов М.А.

Секретарь департамента продаж

8(495) 111-11-11
e-mail: aaa@ddd.ru

8. Заключение

Сопроводительные письма – обязательный документ, который позволяет зафиксировать факт отправки документов, количество и состав переданной информации. При правильном подходе и наличии утвержденной формы письма, исполнителям не придется тратить большого количества времени на составление текста.

9. Скачать сопроводительное письмо к документам: образец+пример

soprovoditelnoe pismo docx Скачать пустой бланк

Источник

Поделиться с друзьями
admin
Транспорт и перевозки
Adblock
detector